Details

Geschrieben von: Moritz Conjé

Kategorie: Work-Life-Flow

Veröffentlicht: 27. Oktober 2023

Zugriffe: 2885

• Produktivität

Im beruflichen Kontext arbeite ich seit Jahren mit den Produkten von Atlassian. Dabei wird Confluence als Wiki und Dokumentationssystem um Informationen im Team und den Kollegen verfügbar zu machen und JIRA als Aufgaben-Tool und für die Projektplanung eingesetzt.

Ein Feature welches mir bisher gefehlt hatte wurde im zweiten Quartal 2023 von Atlassian angekündigt und steht demnächst zur Verfügung - die Funktion “Datenbanken”; atlassian.com - Anmeldung Beta-Phase (atlassian.com).

Bei der Umsetzung meines Privaten Notiz- und Organisationstools war dieses Feature so relevant, dass ich mich für die Nutzung des Tools Notion entschieden habe, welches bereits Datenbanken integriert hatte. Für die Erstellung meines “Second-Brain-Ansatzes” waren diese für mich unerlässlich.

Atlassian: Marketplace und Plug-Ins

Im Marketplace von Confluence gab es bisher die Erweiterung Orderly Databases von K15t. Nach einem Foreneintrag (community.atlassian.com) kam der Kontakt mit den Entwicklern zustande und ich traf mich Mitte 2023 zur Vorstellung des Tools per Videokonferenz. Dort wurde mir die damaligen Funktionen präsentiert. Diese waren schon sehr ausgereift, allerdings fehlten von mir priorisierte und wichtige Features, sodass das Tool damals für meine beruflichen Zwecke nicht relevant war.

Übernahme Orderly Databases durch Atlassian

Kurze Zeit später wurde die Weiterentwicklung des Tools sowie die Übernahme von K15t Orderly Databases durch Atlassian bekannt gegeben. Dadurch werden einige der gestellten Anforderungen absehbar lösbar und ich verfolge gespannt die weitere Entwicklung.

Derzeit (Ende Oktober 2023) ist die Anmeldung für das Beta-Programm noch aktiv. Im Backend von Confluence taucht dieses leider noch nicht auf; das Tool wurde bisher leider noch nicht gelauncht. Nach der sehr gelungenen Umsetzung der “Whiteboards (atlassian.com)” (bisher ebenfalls noch in der Beta-Phase) bin ich aber sehr zuversichtlich, das eine sinnvolle und nützliche Integration ebenfalls gelingen wird. Das Potenzial ist riesig.

Native Datenbanken im Atlassian Ökosystem

Damit werden Datenbanken in naher Zukunft ein fester und elementarer Bestandteil von Confluence, der nativ in der Systemarchitektur verankert wird. Ich freue mich auf die (hoffentlich bald startende) Beta-Phase und bin schon sehr gespannt auf die Möglichkeiten, die sich durch das neue Feature bieten.

Details

Geschrieben von: Moritz Conjé

Kategorie: Work-Life-Flow

Veröffentlicht: 15. September 2023

Zugriffe: 2794

• Produktivität

Mein Notion-System besteht aus mehreren Datenbanken, die miteinander verbunden sind und einen Eintrag oder Input anhand der Statusänderung durch das System leiten.

Nachfolgend beschreibe ich die zwei Hauptdatenbanken der ersten Ebene “Input und Kontext” des Systems.

“Input Notes” zur Speicherung von “Lesezeichen”

Das Herzstück für alle interessanten Beiträge, Ideen und Notizen ist eine Datenbank mit dem Namen “Input Notes”.

Hier speichere ich die Einträge direkt in der DB. Dies erfolgt am Rechner per Chrome Browser Plug-In (Notion Webclipper), über das Kontextmenü der jeweiligen App (YouTube etc.) oder über einen Button auf dem Hauptscreen meines Handys.

In der “Input DB” landen somit alle Weblinks (Artikel, Interviews, Beiträge etc.), YouTube-Videos, PDFs, Fotos, Reels (TikTok, Instagram…), Podcasts (Episoden) und weitere Inhalte.

In der Datenbank werden verschiedene Attribute des Eintrags automatisch in Spalten gespeichert.

Dies sind unter anderem:

• der Titel (Name der Website, des Artikels, des Videos)
• die URL des Eintrags
• Gespeichert am

Außerdem wird der Inhalt des Eintrages im Hauptbereich des Eintrags gescraped (bei Artikeln Text und Bilder etc.) und steht somit auch später noch zur Verfügung. YouTube Videos werden entsprechend eingebettet.

Händisch kann außerdem eine Datei angehangen werden (Foto vom Handy o.ä.)

Neben den automatisierten Attributen, kann der Eintrag auch vorqualifiziert werden, was für den weiteren Ablauf und die Nutzung notwendig ist.

Dazu stehen folgende Spalten zur Verfügung:

• Notiz: hier kann der aktuelle Gedanke zum Eintrag kurz notiert und der Kontext gespeichert werden
• Tags: der Eintrag wird einer oder mehreren Kategorien zugeordnet, die sich an den Fokusfeldern des Folgesystems orientieren und später eine einfache Filterung je Fokusthema zulassen.
• Favorit: ein Beitrag kann als Favorit markiert werden und wird anhand einer Sortierregel im oberen Bereich der Datenbank gehalten oder es kann anhand des Attributs gefiltert werden.
• Reminder: es kann ein Reminder (Datum / Uhrzeit) eingerichtet werden, der den Eintrag zur Wiedervorlage markiert. Häufig lasse ich mir Einträge am Samstag- oder Sonntagmorgen zur Weiterverarbeitung erneut vorlegen.
• Archiv: ist ein Eintrag weiterverarbeitet worden, kann der Eintrag ins Archiv verschoben werden. Er wird dann aus der Hauptansicht ausgeblendet, steht aber in der Archiv-Ansicht zur Verfügung und bleibt im System bestehen.

“Bücher DB” zur Speicherung von Notizen

Die zweite große Datenbank ist die “Bücher DB” in der zum einen die Bücher gespeichert sind, die ich noch lesen möchte. Außerdem werden in ihr aber auch die Notizen zu den Büchern und Kapiteln gespeichert und auch einem Fokusfeld zugeordnet.

Die Datenbank wird durch verschiedene Inputs gespeist:

• Eingabe von Notizen per Tastatur am Rechner oder Stift per Tablet
• im Kindle markierte Textstellen / Abschnitte und entsprechenden Notizen werden direkt über read.amazon.com/notebook oder readwise.io/bookcision in das System übertragen. Siehe auch diesen Beitrag.
• handschriftliche Notizen vom reMarkable 2 werden einfach in Text umgewandelt, per Mail an eine Empfängeradresse geschickt und von dort per Copy/Paste übertragen werden.

Details

Geschrieben von: Moritz Conjé

Kategorie: Work-Life-Flow

Veröffentlicht: 13. September 2023

Zugriffe: 2882

• Produktivität

Inspiriert von der PARA-Methode und dem Second-Brain-Ansatz von Tiago Forte hat sich mein Workflow in Notion zu einem kleinen und funktionalen Workflow entwickelt. So lassen sich Inhalte nun einfach in konkrete Aufgaben umwandeln.

Einfache To-Dos werden nach Erledigung abgehakt. Andere Einträge werden nachhaltige bearbeitet und in komprimierter Form in einer Zusammenfassung gespeichert.

Input, Planung und Weiterverarbeitung und Output

Der Ablauf ist dabei in drei Ebenen aufgeteilt.

Ebene 1: Input / Ressources und Context

Es gibt den Bereich “Input”, in dem Informationen und Einträge erfasst werden. Hier findet eine Vorqualifikation und Kontextualisierung der Einträge statt. Es fungiert als Speicher für alle Ideen und Einträge, die sich im Laufe des Alltags ansammeln und nicht sofort verwertet werden können.

Ebene 2: Planung und Weiterverarbeitung / Planning und Processing

Auf der zweiten Ebene werden die Einträge in Aufgaben (Tasks) der entsprechenden Projekte oder Notizen im jeweiligen Fokusfeld umgewandelt. Hier werden sie aktiv bearbeitet und können nach erfolgreichem Übertrag in die dritte Ebene archiviert werden.

Ebene 3: Output / Processed Ressources

In der dritten Ebene befindet sich dann das “Destillat” der Inputs, die gebündelte Information, die sich aus den Inputs ergeben haben. Sie werden sortiert nach den einzelnen Fokusfeldern ausgegeben, stehen so schnell im Wissensspeicher zur Verfügung und können im Kontext weitere Anwendungen genutzt werden.

Details

Geschrieben von: Moritz Conjé

Kategorie: Work-Life-Flow

Veröffentlicht: 11. September 2023

Zugriffe: 2365

• Produktivität

Notion ist mittlerweile mein Ort, an dem alle Informationsschnipsel landen, die mir im Alltag über den Weg laufen und mit denen ich mich später in einem anderen Kontext beschäftigen möchte. Mein System baut dabei auf Datenbaken auf. Diese bieten verschiedene Vorteile und sind flexibel einsetzbar.

Bevor ich den Workflow meines derzeitigen Systems erkläre, beschreibe ich die generelle Funktion der Datenbanken in meinem Notion-System.

Funktion Datenbanken

Datenbanken lassen sich in Notion individuell erstellen. Ein Datenbankeintrag besteht dabei aus einer Zeile innerhalb der Datenbank.

Die Spalten der Datenbank sind die Attribute eines Datenbankeintrags und beliebig definier- und erweiterbar.

Der einzelne Eintrag kann über die Attribute mit weiterer Information versehen werden und so bereits im Moment der Speicherung in einen Kontext gesetzt, favorisiert und zur Wiedervorlage markiert werden.

Vorteile Datenbanken

Ein Eintrag kann direkt in der Datenbank angelegt werden. Dabei sind alle Felder leer und müssen von Hand befüllt werden. Ein Eintrag kann jedoch auch intuitiver durch die Notion-API erfolgen und aus Apps oder dem Browser an Notion per “teilen”-Kontextmenü und Browser-Plugins gesendet werden.

Durch die “teilen”-Funktion der jeweiligen App oder durch das Kontextmenü im Browser auf dem Mobilgerät lassen sich Inhalte einfach an die Notion Anwendung senden. Für die Desktop-Version des Chrome-Browsers gibt es ebenfalls einige Plugins, um Inhalte einfach an Notion senden zu können. Dazu zählen zum Beispiel Notion Web-Clipper oder Save to Notion / Notion Saver

Bei der Speicherung von Online-Inhalten wird der Seiteninhalt (Bilder, Text, Videos etc.) gesrcapt; d.h. der Inhalt der Website wird im Inhaltbereich des Datenbankeintrags gespeichert und steht somit auch noch zur Verfügung, wenn die Website oder der Artikel nicht mehr online verfügbar ist. YouTube-Videos werden als abspielbarer Player eingebunden, eine Speicherung des Videos findet nicht statt.

Die Datenbank lässt sich über die Eingabe im Suchfeld durchsuchen. Die Datenbankeinträge stehen ebenfalls in der globalen Suche von Notion zur Verfügung.

Es gibt verschiedenen Datenbanktypen, die Datenbanken lassen sich in verschiedenen Formen darstellen. Dazu zählen:

• Tabellen (Standart-Ansicht)
• Cards (Vorschau des Inhalts oder Vorschaubild)
• Kalender
• Timeline (Zeitlinie der Einträge (Start-, End-Datum))
• Task-Board (Kanban-Stil)
• Liste (Auflistung der Einträge als Links)

Die Ansicht der Datenbank lässt sich durch einstellbare Filter anhand der Attribute der Datenbank variieren. So kann z.B. nach Tag/Kategorie oder Zeitraum gefiltert werden.

Innerhalb der Datenbank können über Reiter verschiedene Views der Datenbank angelegt werden. D.h. die Inhalte der Datenbank können in "Reiter 1" als Tabelle und in "Reiter 2" als Card angelegt werden. Außerdem können diese Ansichten individuell je Reiter auch durch Filter beeinflusst werden.

Die Datenbanken lassen sich als verlinkte Ansicht auf anderen Seiten von Notion einbinden. Damit wird nicht die originale Datenbank dargestellt, sondern nur eine Ansicht dieser. Änderungen an der zentralen Datenbank oder in der Ansicht werden in jeder Darstellung übernommen.